Informativa sulla Privacy

1.Titolare del Trattamento

2.Tipologie di Dati Raccolti

3.Finalità del Trattamento

4.Base Giuridica del Trattamento

Il trattamento dei dati è basato su:

• Art. 6.1.b GDPR: Esecuzione del contratto di servizio
• Art. 6.1.c GDPR: Adempimento di obblighi legali
• Art. 6.1.f GDPR: Legittimo interesse per sicurezza e miglioramento servizio

5.Modalità di Trattamento

I dati sono trattati con strumenti informatici e telematici, con logiche correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la sicurezza e riservatezza dei dati.

Misure di Sicurezza

• Cifratura a riposo a livello di infrastruttura (AES-256) e in transito (TLS)
• Autenticazione multi-fattore
• Backup automatici e ridondanza dei dati
• Monitoraggio continuo degli accessi
• Aggiornamenti di sicurezza regolari

6.Conservazione dei Dati

7.Comunicazione e Diffusione

I dati non vengono diffusi a terzi. Possono essere comunicati esclusivamente a:

• Fornitori di servizi tecnici (hosting, backup) sotto contratto DPA
• Autorità competenti in caso di obblighi legali
• Consulenti legali/fiscali del Titolare (sotto vincolo riservatezza)

Verifica e auto-compilazione da Partita IVA

8.Assistente AI

L'applicazione integra un assistente basato su intelligenza artificiale che supporta l'operatore nella gestione degli adempimenti. Su richiesta esplicitadell'operatore, l'assistente può utilizzare un estratto minimizzatodel profilo di un cliente per fornire risposte e bozze più pertinenti.

Principio di minimizzazione

• All'assistente vengono trasmessi solo dati anagrafici e fiscali essenziali e lo storico degli adempimenti lavorati, nella misura strettamente utile alla richiesta dell'operatore.
• Nonvengono mai trasmessi il codice fiscale del cliente, l'indirizzo né le note libere o interne dello studio.
• I dati di contatto del cliente (email, PEC, telefono, referente) sono trasmessi esclusivamentequando l'operatore richiede la preparazione di una comunicazione.
• Ogni attivazione del contesto cliente è registrata in un log interno di tracciamento (vedi sezione 6).

Fornitore del modello

Il modello linguistico è fornito da Anthropic PBC. In base ai termini commerciali applicabili, i dati trasmessi non vengono utilizzati per l'addestramento dei modelli e sono conservati dal fornitore solo per il tempo tecnico strettamente necessario (in genere non oltre circa 7 giorni). I dettagli sul trasferimento sono indicati alla sezione 9.

Nessuna decisione automatizzata

L'assistente ha finalità di solo supporto: non effettua alcuna decisione automatizzata né profilazione ai sensi dell'Art. 22 GDPR. Ogni valutazione e ogni comunicazione verso il cliente restano di competenza esclusiva dell'operatore.

I sistemi di AI operano esclusivamente come strumenti di supporto e ausilio all'attività professionale: il contributo critico e la responsabilità restano del professionista (art. 13, L. 132/2025).

Memoria dello studio e registro delle decisioni

Conversazioni collegate a un cliente.Quando l'operatore collega un cliente a una conversazione con l'assistente, quella conversazione diventa memoria dello studio: è consultabile dai membri attivi dello stesso studio professionale, che ne vedono contenuto, autore e data. Serve a garantire continuità del lavoro sull'assistito anche quando cambia il collaboratore che lo segue.

Conversazioni non collegate.Le conversazioni che non hanno un cliente collegato restano private dell'autore e non sono visibili ad altri utenti. Il regime di visibilità è determinato dal primo collegamento e non cambia in corso di conversazione.

Nessuna condivisione fra studi. L'accesso è tecnicamente circoscritto al singolo studio: nessun contenuto è mai visibile a utenti di studi diversi. Il perimetro è imposto a livello di banca dati e l'identificativo dello studio è sempre determinato dal sistema in base alla sessione autenticata, mai indicato dal browser.

Registro delle decisioni.L'operatore può registrare una decisione professionale relativa a un assistito, indicando la scelta adottata, le alternative valutate e la motivazione. La registrazione è sempre un atto dell'operatore: l'assistente può proporne una bozza a partire dalla conversazione — e se la motivazione non è presente nel testo la lascia vuota, senza integrarla — ma la conferma e il contenuto definitivo restano della persona.

Registro non modificabile.I record di decisione sono conservati in modalità a sola aggiunta: non possono essere modificati né eliminati dall'applicazione. Una decisione superata si corregge registrandone una nuova, che richiama espressamente la precedente. Questo garantisce che la documentazione delle scelte professionali resti integra e verificabile nel tempo. Sui riflessi in materia di rettifica e cancellazione si veda la sezione dedicata ai diritti.

Limiti di contenuto.Il registro delle decisioni non è destinato a contenere documenti, allegati o identificativi non necessari: i campi sono limitati in dimensione e il codice fiscale completo non vi è riportato, coerentemente con il principio di minimizzazione applicato all'assistente.

L'interfaccia dichiara sempre che si sta interagendo con un sistema di intelligenza artificiale, in conformità agli obblighi di trasparenza del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act).

9.Trasferimenti Internazionali

I dati sono trattati principalmente in server localizzati nell'Unione Europea. Utilizziamo i seguenti fornitori di servizi, alcuni dei quali possono comportare trasferimenti extra-UE:

10.Diritti dell'Interessato

L'utente ha diritto di:

Come esercitare i diritti: Inviare richiesta a privacy@studiocloud.it con oggetto "Diritti Privacy GDPR". Risposta entro 1 mese (estendibile a 3 per complessità).

Registri non modificabili.Alcune informazioni sono conservate in registri a sola aggiunta, per garantire l'integrità della documentazione professionale (art. 5.1.f e 5.2 GDPR). Su questi registri la rettifica non avviene cancellando il dato precedente ma aggiungendo un nuovo record che indica espressamente quello superato; la cancellazione può essere limitata nei casi previsti dall'art. 17.3 GDPR. Ogni richiesta è valutata caso per caso: privacy@studiocloud.it.

11.Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento del servizio:

• Cookie di sessione: Autenticazione e sicurezza
• Cookie di preferenze: Impostazioni utente
• Cookie di sicurezza: Protezione da attacchi CSRF

Non utilizziamo cookie di profilazione o tracciamento a fini pubblicitari.

12.Minori

Il servizio è destinato esclusivamente a professionisti maggiorenni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 18 anni.

13.Modifiche alla Privacy Policy

Questa informativa può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email. La versione aggiornata sarà sempre disponibile su questa pagina.

14.Contatti e DPO